SaaS Satışlarını Optimize Etmenin Yolları

SaaS sistemlerinin yazılım satın almanın ana yolu olduğu bir dünyada, şirketler SaaS harcama optimizasyonuna artan bir ihtiyaç duyuyor. Bunun için oldukça fazla neden var. SaaS, satın alma yetkisine sahip herkesin mantıklı bir çözüm satın alabilmesi için yazılım satın almayı son derece kolaylaştırdı. Bu, BT departmanlarının dışındaki kişilerin, ihtiyaç duyduklarını düşündükleri bir teknolojiyi mevcut veya daha iyi çözümlerin farkında olmadan satın alabilecekleri anlamına geliyor. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, bu ciddi bir SaaS harcaması israfına yol açar.

SaaS sistemlerinin israf etme eğilimi de bu şekildedir. Zamanla, kullanılmayan araçlar ve lisanslar birikmektedir. SaaS’da yinelenen kullanım durumlarına sahip uygulama abonelikleri çakışır ve gereğinden fazla maliyet oluşturur. Aslında, son SaaS harcama araştırmasına göre, yoğun SaaS kullanımına sahip ortalama bir şirket, boşa harcanan harcamaların %40'ından fazlasını çakışan veya yeterince kullanılmayan araçlara harcıyor. Ama bu böyle olmak zorunda değil. SaaS harcama optimizasyonu, SaaS envanterinizi yönetmenize yardımcı olabilir ve SaaS uygulamalarınızdan elde edebileceğiniz değeri en üst düzeye çıkarır.

Şirketinizdeki SaaS harcamalarını etkin bir şekilde optimize etmek için en yaygın SaaS optimizasyonu yaklaşımları ve en iyi uygulamaları hakkında bilgi edinmek için yazımızın devamını inceleyebilirsiniz.

İlginizi çekebilir: Aylık Başlangıç Gelir Giderlerini İzlemek ve Raporlamak için İpuçları

SaaS harcama optimizasyonu nedir?

SaaS harcama optimizasyonu, SaaS uygulamalarının veya lisanslarının sayısını azaltmak ve şirketinizdeki sözleşmeleri doğru boyuta getirmek için etkin bir SaaS yönetim sürecidir. Mevcut tüm SaaS çözümlerini izleyerek ve aşırı lisanslı ve yetersiz kullanılan SaaS uygulamalarını tespit ederek SaaS israfını, gereksiz güvenlik açıklarını ve maliyet birikimini önlemede hayati bir rol oynar.

Son yıllarda SaaS, yazılımın tedarik edilme şeklini büyük ölçüde değiştirdi. Şirketler şirket içi teknolojiden vazgeçmeye devam ediyor ve bu eğilimin gelecekte de devam etmesi çok muhtemel. Ne de olsa, buluta geçmenin veya bulut öncelikli ortamlar oluşturmanın daha iyi müşteri hizmetleri ve çalışan deneyimleri sağladığı kanıtlandı ve sonuçta rekabet avantajı ve artan kâr elde edildi.

Ancak ne kadar çok SaaS çözümü satın alınırsa, bulut altyapısı o kadar yönetilmeyen hale gelir. Ve uygun SaaS yönetim araçları ve SaaS harcama optimizasyonu olmadan şirket, bütçeyi gereksiz maliyetlere harcar.

SaaS israfının ana nedeni, çakışan aboneliklere ilişkin sınırlı görünürlük, kullanılmayan veya yeterince kullanılmayan araçların otomatik olarak yenilenmesi veya belirsiz sahipliktir. Bunun nedeni, SaaS uygulamalarının satın alınması söz konusu olduğunda resmi kuralların bulunmamasıdır. Böylece şirketler, aynı kullanım senaryosuna sahip araçlar için ödeme yapar veya artık ihtiyaç duyulmayan çözümler için ödeme yapmaya devam eder.

Hangi teknolojinin sahip olunduğunu ve kullanıldığını takip etmek için SaaS maliyet optimizasyonu, BT harcamalarının kontrolünü ele geçirmeye ve azaltmaya yardımcı olan bir dizi strateji sağlar. Aşağıda, SaaS harcama optimizasyonunun faydaları hakkında bilgi verdik.

SaaS Harcama Optimizasyonunun Faydaları

SaaS harcamalarını optimize etmek, nihai faydaların çıkarlarını da paylaşan BT, Infosec ve finans ekiplerinin katılımını gerektiren bir süreçtir. Finans, maliyet tasarrufu hedeflerine ulaşırken BT, SaaS israfını azaltabilir. Ayrıca Infosec, SaaS ile örtüştüğünde fayda sağlar ve SaaS'ye gereksiz erişim kaldırılır.

İlginizi çekebilir: Kripto Para ile Geleneksel Para Arasındaki Fark Nedir?

Daha düşük SaaS harcaması

Doğru SaaS iç görüleriyle şirketler, kullanılmayan ve gereksiz SaaS uygulamalarını ve işlevlere sahip gereksiz uygulamaları kaldırabilir, SaaS lisanslarını doğru boyuta getirebilir ve doğru ön görüleri kullanarak SaaS sözleşmeleri üzerinde pazarlık yapabilir. Tüm bu eylemler, şirketin kârlılığını etkiler ve gelecekte düşük maliyetli çalışmanın yolunu belirler.

Üstün Güvenlik

Kullanılmayan, gereksiz SaaS uygulamalarının kaldırılması, yönetilmeyen SaaS yığını büyümesinin açık bıraktığı güvenlik açıklarını kapatır. SaaS optimizasyon süreci sırasında BT, eski çalışanların hala erişime sahip olduğu uygulamaları veya yalnızca eski bir proje için kullanılan uygulamaları keşfedebilir. Aynı zamanda, farklı departmanlardaki çalışanların, üzerinde hassas verilerin depolandığı benzer işlevlere sahip uygulamaları (gereksiz olan) kullandığını keşfedebilirler.

SaaS optimizasyonuna nasıl yaklaşılır?

SaaS harcamasını mümkün olan en iyi şekilde optimize etmek için kuruluşunuzdaki tüm mevcut SaaS uygulamalarını ve SaaS kullanıcılarını (SaaS Yönetimini kullanarak) değerlendirmeniz ve mantıklı bir önceliklendirme oluşturmanız gerekir. Tüm uygulamaları büyük bir temizleme işleminde optimize etmeye çalışmak yerine, aşağıdaki dört yolla (birbirinden bağımsız olmayan) SaaS çözümlerini belirleyin ve önceliklendirebilirsiniz.

Toplam Yatırıma Göre

En pahalı 5 ila 10 uygulamayı içeren bir liste oluşturun. Bunları ayrıca en yüksek toplam harcamaya göre düzenleyebilirsiniz. Bu yöntem size bireysel maliyet faktörleri hakkında genel bir fikir verir ve en büyük maliyet düşürme potansiyeline sahip çözümleri ortaya çıkarmanıza yardımcı olur.

Kullanıcı Sayısına Göre

Bazı uygulamalar bir kuruluşta geniş bir alana yayılmıştır ve neredeyse tüm çalışanların bunlara erişimi vardır. Ancak, genellikle belirli uygulamaları aktif olarak kullanmayan çok sayıda kişi vardır. Yani herkesin bir lisansı olsa bile, bir uygulama karanlık ve savurgan bir varlığa yol açabilir.

İş fonksiyonuna ve değerine göre - Bazı uygulamalar basitçe "olması güzel" iken, diğerleri bir şirketin büyümesi ve başarısının ayrılmaz bir parçasıdır. Hangi uygulamaların en kritik ve en az kritik olduğunu bulmak için, toplam maliyetlerine göre temsil ettikleri iş değerine göre düzenlemeye değer.

SaaS harcamalarını optimize etmek için en iyi uygulamalar

Bulut ortamları ve SaaS, SaaS optimizasyonu söz konusu olduğunda en iyi uygulamaların bulunmasına yetecek kadar uzun süredir var. Neyse ki bu, "tekerleği yeniden icat etmeniz" ve denenmemiş ve test edilmemiş kendi stratejilerinizi oluşturmanız gerekmediği anlamına gelir.

SaaS harcama optimizasyonunun genel olarak birden fazla elektronik tabloyla ilgili olmadığını bilmek önemlidir. Bunların içinde mevcut ERP, sözleşme veya gider sistemleriyle entegre olan gelişmiş yöntemler ve SaaS yönetim araçları vardır.

Optimizasyon sürecine başlamadan önce, SaaS harcamalarını en iyi sonuçlarla optimize etmenize yardımcı olacak bu üç adımı tamamladığınızdan emin olun.

SaaS Mülkünüze İlişkin Tam Görünürlük

Başlamak için, kullanıcı lisansları, sözleşmeleri ve harcamaları dahil olmak üzere SaaS aboneliklerinizin eksiksiz bir resmini elde edin. BT tarafından yönetilen veya yönetilmeyen tüm uygulamalar da bunlara dahil. Bu, yenilemeler, olası iptaller ve gelecekteki yatırımlar hakkında bilinçli kararlar vermenize yardımcı olacaktır.

SaaS Uygulama Sahiplerini Belirleme

Her SaaS çözümünün, tedarikten sorumlu bir sahibi vardır. Ve birçok şirket birden fazla çalışanın SaaS satın almasına izin verdiğinden, her uygulamaya sahiplik atamak önemlidir. Bu, süreç içerisinde bulduğunuz optimizasyon fırsatları hakkında aksiyon almanızı sağlayacaktır.

SaaS Kullanımını İzleme

Bu adımda, hangi uygulamaların ne ölçüde kullanıldığını tespit ediyorsunuz. Bunu manuel olarak yapmak imkansız olacağından şirketler, SaaS varlığını otomatik olarak izleyen ve anlayışlı ölçümler sağlayan SaaS yönetim çözümlerini kullanır.

Bir sonraki paragrafta, SaaS harcamasını etkin bir şekilde optimize etmek için bu adımları nasıl uygulamaya koyacağınızı öğreneceksiniz.

Kullanılmayan veya Unutulan SaaS Uygulamalarını ve Lisanslarını Kaldırın

SaaS optimizasyonunun hayati bir parçası, uygulamaların ve lisansların kaldırılmasıdır. Hangilerinin gereksiz maliyetleri tükettiğini bilmek için, daha önce belirtildiği gibi tam görünürlük oluşturmanız gerekir. SaaS mülkünüzü iyi anladıktan sonra, aşağıdaki iki adıma odaklanabilirsiniz.

Ayrılan Çalışanlar Tarafından Kullanılan SaaS Uygulamalarının ve Lisanslarının Kaldırılması

Bu senaryoda, artık kuruluşta olmayan çalışanlar tarafından satın alınan SaaS uygulamalarının veya kendilerine atanmış olan lisansların kaldırılmasına odaklanıyorsunuz. Ve nedeni basit.

Bir çalışanın şirketten ayrılmadan önce bir uygulamanın sahipliğini iptal etmeyi veya aktarmayı unutması oldukça olasıdır. Bu nedenle SaaS sahiplerini belirlemek, SaaS harcama optimizasyonunun önemli bir parçasıdır.

Kullanılmayan SaaS'ları Kaldırma

Bu senaryo, yukarıda özetlenen senaryo ile örtüşebilir. Araştırmalar, tipik bir SaaS envanterinde, tüm SaaS lisanslarının %40'ından fazlasının çeşitli nedenlerle yetersiz kullanıldığını göstermiştir.

Aktif olarak kullanılanları veya nadiren/hiç kullanılmayanları belirleyebilmeniz için her uygulamaya özel kullanım durumları ve bir kullanım karşılaştırma oranı oluşturun. Böylece, hangi çözümlerin duraklatılması veya kaldırılması gerektiğini hızlı bir şekilde öğreneceksiniz.

Gereksiz SaaS Uygulamalarını Kaldırın

SaaS yedekliliği, düşündüğünüzden çok daha yaygındır. BT departmanı dışındaki çalışanlar, kendileriyle iletişim kurmadan bağımsız SaaS satın alımları yaptığında olur. Ancak şirket, çok benzer özellik ve işlevlere sahip, aynı anda var olan yinelenen uygulamalar veya uygulamalar için ödeme yapıyor olabileceğinden, bu esneklik yüksek bir fiyata geliyor.

Envanterin tamamını gözden geçirmeniz gerekse bile, yüksek düzeyde fazlalığa sahip olma eğiliminde olan bazı uygulama türleri vardır. En iyi örnekler, Dropbox veya Sharefile gibi dosya paylaşım araçlarının yanı sıra Trello veya Basecamp gibi proje yönetim platformlarıdır. Şirketinizin, farklı eğitici çevrimiçi eğitim platformlarına ve Slack veya Teams gibi birden çok mesajlaşma aracına abonelikleri bile olabilir.

SaaS envanterinizde işlevsel örtüşmeleri belirledikten sonra konsolidasyon ve standardizasyon sürecini başlatabilirsiniz. Bilgiye dayalı kararlar vermek ve hangi uygulamaların onaylanmadığını öğrenmek için SaaS kullanımınızı izleyerek elde edilen kullanım ölçümlerini kullanın.

Gereksiz uygulamaların kaldırılmasının her zaman en iyi yaklaşım olmadığını unutmayın. Birden fazla benzer uygulama, seçimleri için size geçerli nedenler sunması gereken bazı ekipler tarafından tercih edilirse, bir işletmeye değer katabilir. Standart çözümler seçtiyseniz, bunları kuruluş genelinde tanıttığınızdan ve SaaS hakkında uygun eğitim sağladığınızdan emin olun.